Enregistrer un bail : qui, quand, comment

Qui doit enregistrer ?

Le bailleur est tenu de faire enregistrer le bail. Le locataire peut le faire aussi, mais n’y est pas obligé. À Bruxelles, un tiers (un proche, par exemple) peut aussi déposer le bail si le bailleur et le locataire le souhaitent. Les frais d’un enregistrement tardif sont entièrement à la charge du bailleur (décret wallon, art. 53).

Il y a en pratique intérêt pour le locataire à vérifier que c’est fait, même si c’est l’affaire du bailleur. Ce qui doit être enregistré :

• le bail lui-même ;
• l’état des lieux d’entrée (voir État des lieux) ;
• les avenants (modifications apportées pendant la location), les sous-locations et les cessions de bail.

En colocation wallonne, quand un nouveau colocataire arrive, un avenant au bail est conclu, et l’obligation de l’enregistrer repose sur le nouveau colocataire (art. 69). Voir Colocation.

Dans quel délai ?

Le bail doit être enregistré dans les 2 mois de sa signature. Faites le calcul à partir de la date de signature du contrat, pas de la date d’entrée dans le logement.

Comment enregistrer en Wallonie ?

Le bailleur peut enregistrer le bail de deux façons :

• en ligne, avec l’application MyRent du SPF Finances ;
• en envoyant le bail à un centre de scanning du SPF Finances.

Le locataire peut vérifier l’enregistrement sur le portail MyMinfin, en se connectant avec sa carte d’identité électronique et son lecteur.

Comment enregistrer à Bruxelles ? Irisrent et MyRent

Depuis le 1er janvier 2025, les baux d’habitation de logements situés en Région de Bruxelles-Capitale doivent être enregistrés sur la plateforme régionale Irisrent. Le 3 avril 2025, la Cour constitutionnelle a annulé une disposition de l’ordonnance bruxelloise qui prévoyait un enregistrement uniquement au niveau régional. Selon be.brussels, les bailleurs de logements bruxellois doivent donc enregistrer leurs baux sur deux plateformes : Irisrent (régionale) et MyRent (fédérale).

Sont concernés tous les baux d’habitation bruxellois signés depuis le 1er janvier 2025, ainsi que ceux signés avant cette date qui n’ont pas encore été enregistrés sur MyRent. Les baux qui ne concernent pas un logement (commerces, bureaux) restent à enregistrer sur MyRent.

Sur Irisrent, on dépose un exemplaire du bail signé, ses annexes et l’état des lieux d’entrée. D’autres données sont demandées : coordonnées des parties, identification du logement (parcelle cadastrale, superficie habitable, PEB) et données essentielles du contrat. Une procédure papier existe aussi : formulaire à télécharger, à envoyer ou à présenter au guichet du service. Compte environ 20 minutes pour la démarche en ligne, selon be.brussels. Pour les détails à jour, consultez la page be.brussels ou Bruxelles Logement.

Que se passe-t-il si le bail n’est pas enregistré ?

Entre le bailleur et le locataire, un bail non enregistré a la même valeur qu’un bail enregistré. Mais :

• Le loyer ne peut pas être indexé ni révisé à la hausse tant que le bail n’est pas enregistré (voir indexation du loyer).
• Le locataire peut partir sans préavis ni indemnité (bail de résidence principale). En Wallonie, il doit d’abord mettre en demeure le bailleur d’enregistrer, de préférence par recommandé, en lui laissant 1 mois. Si le bailleur ne le fait pas dans ce délai, le locataire peut quitter les lieux sans préavis et sans indemnité. La page wallonne recommande de prévenir le bailleur de sa date de départ dans un délai raisonnable, par exemple un mois à l’avance. À Bruxelles, le locataire est dispensé de respecter les délais de congé et n’est pas tenu aux indemnités tant que le bail n’est pas enregistré.
• Le bail n’a pas de date certaine. Un bail écrit sous seing privé acquiert date certaine à son enregistrement. Cette date protège le locataire notamment en cas de vente du bien : les tiers, comme un nouveau propriétaire, ne peuvent plus ignorer le bail. Le locataire a donc intérêt à enregistrer lui-même si le bailleur tarde.

Le pacte de colocation

À Bruxelles, les colocataires peuvent faire enregistrer leur pacte de colocation pour lui donner date certaine, ce qui est dans leur intérêt. Voir Colocation.

Quel professionnel consulter

Un notaire peut établir un acte authentique, qui a toujours date certaine. Un avocat ou un juriste d’un service du logement peut vous aider à rédiger la mise en demeure.