Acheter en copropriété : syndic, charges et documents

L’acte de base et le règlement de copropriété

Selon l’article 3.84 du Code civil, un immeuble divisé en lots doit être régi par un acte de base et un règlement de copropriété, ainsi qu’un règlement d’ordre intérieur.

• L’acte de base divise l’immeuble en entités (appartements, caves, parkings). Il fixe les quotités, c’est-à-dire la part de chaque lot, qui sert à calculer la participation aux frais communs. Il est transcrit au bureau des hypothèques, d’après notaire.be.
• Le règlement de copropriété fait partie de l’acte de base. Il règle l’entretien de l’immeuble, le fonctionnement de l’assemblée générale et les règles applicables au syndic (nomination, pouvoirs, durée du mandat).
• Ensemble, ils forment les statuts de l’immeuble. Ils s’imposent à vous dès que vous devenez propriétaire d’un lot (article 3.93).

Lisez surtout la répartition des charges et les règles de vote. Votre notaire les analyse avec vous.

L’assemblée générale

L’assemblée générale réunit tous les copropriétaires. Les locataires n’y votent pas. Le règlement doit indiquer la période annuelle de 15 jours pendant laquelle l’assemblée ordinaire se tient (notaire.be).

Les majorités dépendent de la décision. Retenez trois repères :

• deux tiers des voix pour les travaux qui touchent les parties communes (article 3.88 ; notaire.be) ;
• quatre cinquièmes pour les autres modifications des statuts, y compris la répartition des charges (article 3.88) ;
• l’unanimité pour modifier la répartition des quotes-parts (article 3.88).

Une décision irrégulière, frauduleuse ou abusive peut être contestée. Selon notaire.be, le délai est de 4 mois à partir de la date de l’assemblée.

Le syndic

Le syndic est nommé et révoqué par l’assemblée générale. Selon notaire.be, il gère le quotidien de l’immeuble, tient les fonds, convoque l’assemblée, rédige le procès-verbal et exécute les décisions. Son mandat dure 3 ans au maximum, renouvelable, et un contrat écrit encadre sa mission.

Pour un acheteur, deux réflexes utiles : regarder combien de temps il reste au mandat du syndic, et lire le dernier procès-verbal pour voir si l’immeuble est bien géré. Dès 20 lots (hors caves, garages et parkings), un conseil de copropriété doit aussi veiller à l’exécution de ses missions.

Fonds de roulement et fonds de réserve

Ce sont deux comptes différents, tenus au nom de l’association. La loi impose qu’ils soient placés sur des comptes distincts (article 3.86).

• Le fonds de roulement avance les frais communs réguliers : conciergerie, électricité des parties communes, ascenseur, administration. Chaque copropriétaire verse une provision, proportionnelle à sa quotité, chaque mois ou chaque trimestre (notaire.be).
• Le fonds de réserve prépare les dépenses exceptionnelles : renouvellement de l’ascenseur, ravalement de façade, portes d’entrée. La contribution annuelle ne peut pas être inférieure à 5 % des charges communes ordinaires de l’exercice précédent. L’association doit constituer ce fonds au plus tard cinq ans après la réception provisoire des parties communes. Une majorité des quatre cinquièmes peut décider de ne pas le constituer (article 3.86, § 3).

Cherchez le montant des deux fonds avant de signer. Un fonds de réserve bien garni limite le risque d’appel de fonds exceptionnel. Un fonds de réserve vide, avec un toit à refaire, annonce une facture.

Ce que le notaire demande au syndic avant la vente

L’article 3.94 du Code civil organise la transmission d’informations. Avant la signature du contrat, l’acquéreur reçoit, par l’intermédiaire du notaire, de l’agent immobilier ou du vendeur, les éléments que le syndic fournit dans un délai de quinze jours sur simple demande :

1. le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve ;
2. les arriérés éventuels du vendeur ;
3. la situation des appels de fonds pour le fonds de réserve décidés avant le transfert ;
4. les procédures judiciaires en cours et les montants en jeu ;
5. les procès-verbaux des assemblées des trois dernières années et les décomptes de charges des deux dernières années ;
6. une copie du dernier bilan approuvé.

Pour la vente elle-même, le notaire écrit au syndic, par courrier recommandé, pour connaître aussi les dépenses de conservation, d’entretien ou de réparation décidées avant le transfert mais réclamées après, les appels de fonds approuvés, les frais d’acquisition de parties communes et les dettes certaines issues de litiges. Si le syndic ne répond pas dans les trente jours, le notaire en avertit les parties.

Dans les trente jours de l’acte authentique, le notaire informe le syndic de la date de la vente et de l’identité du nouveau propriétaire.

Charges : qui paie quoi entre vendeur et acheteur ?

Voici les règles de base de l’article 3.94 et de notaire.be. Le compromis peut les adapter : lisez-le avec le notaire (voyez aussi le compromis de vente).

• Charges ordinaires : vous les payez à partir du moment où vous pouvez jouir des parties communes.
• Arriérés du vendeur : ils restent à sa charge. Le notaire les retient sur le prix de vente.
• Dépenses décidées avant la vente mais réclamées après (travaux, frais, litiges) : sauf clause contraire, c’est l’acquéreur qui les supporte. Négociez donc une clause claire si de gros travaux sont votés.
• Fonds de roulement : pas de décompte entre vous à l’acte. Le syndic calcule la part du vendeur, déduit les charges dues jusqu’à la vente, la lui rend, et vous demande de reconstituer le fonds (notaire.be).
• Fonds de réserve : il appartient à l’association. Le vendeur ne le récupère pas, sauf si le compromis prévoit que vous lui remboursiez sa quote-part (notaire.be).
• Frais de transmission des informations : ils sont à la charge du vendeur (article 3.94, § 4).

Notaire.be conseille au vendeur de demander le montant du fonds de réserve avant la mise en vente, pour informer l’acheteur et fixer son prix.

Quel professionnel consulter

• Un notaire, pour lire les statuts et demander les informations au syndic.
• Le syndic de l’immeuble, pour les procès-verbaux, les décomptes et le budget.
• Un architecte ou un expert en bâtiment, si l’immeuble est ancien et que des gros travaux se profilent.

Pour le rôle et les honoraires du notaire, voyez le notaire.