Een appartement kopen: syndicus, basisakte en reservefonds

De basisakte en het reglement

De basisakte is een notariële akte die het eigendomsrecht van de onderscheiden delen van het gebouw vastlegt. Ze bevat de beschrijving van het gebouw, de verdeling van de aandelen in de grond en de gemene delen en de plannen van de architect, en ze legt voor elke kavel het aandeel in de gemene delen vast, uitgedrukt in duizendsten (of tienduizendsten) op basis van de waarde van de kavel. Op basis daarvan weet u hoeveel u aan de gemene kosten bijdraagt. Een basisakte kan enkel bij notariële akte worden gewijzigd. Is ze onduidelijk, dan geldt volgens notaris.be de regel dat alle onderdelen die door meer dan één mede-eigenaar worden gebruikt, gemeenschappelijk zijn.

Het reglement van mede-eigendom is het organisatorische luik: de rechten en plichten van de mede-eigenaars, de verdeling van de lasten voor onderhoud en herstelling, de regels voor de algemene vergadering. Het beantwoordt praktische vragen: mag ik een beroepsactiviteit uitoefenen, mogen appartementen worden samengevoegd, wie mag de tuin gebruiken? Het reglement van orde (verplicht sinds de wet van 2018) mag onderhands worden opgesteld.

Volgens de Praktische gids voor mede-eigenaars zijn basisakten vaak niet in orde. Het loont de moeite om vóór de aankoop de basisakte door een jurist te laten nalezen.

De syndicus

De syndicus is het orgaan dat het dagelijks beheer van het gebouw waarneemt, inclusief het beheer van de fondsen, en de beslissingen van de algemene vergadering uitvoert. Zijn mandaat geldt drie jaar; de algemene vergadering kan dat verkorten of verlengen. Een professionele syndicus moet door het BIV zijn erkend. Hij moet een afzonderlijke rekening voor de mede-eigendom openen, een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten en een boekhouding voeren; kleine mede-eigendommen (minder dan 20 kavels) mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren. De algemene vergadering beslist wie syndicus wordt, ook als het een niet-professionele syndicus is.

Reservefonds en werkkapitaal

De vereniging van mede-eigenaars heeft twee fondsen, elk op een afzonderlijke rekening:

• het werkkapitaal: voorschotten voor de periodieke kosten, zoals verwarming en elektriciteit van de gemene delen, beheer, verzekeringen en een eventuele conciërge;
• het reservekapitaal (reservefonds): bijdragen voor buitengewone uitgaven, zoals een nieuw dak, een nieuwe verwarmingsketel of een nieuwe lift.

Beide zijn in de meeste gebouwen wettelijk verplicht. Het reservekapitaal is verplicht sinds 1 januari 2019. Tenzij de algemene vergadering een hoger bedrag vastlegt, moet elke eigenaar minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande jaar storten. Werken aan de gemene delen worden in de algemene vergadering beslist met een tweederdemeerderheid, behalve werken die de syndicus alleen mag beslissen en wettelijk verplichte werken.

Documenten die u vóór het compromis vraagt

U hoeft geen bod te hebben gedaan om ze te vragen. Zowel de verkoper, de makelaar als de notaris moeten ze bezorgen als u erom vraagt:

• een kopie van de statuten en alle wijzigingen: let op de beschrijving van de kavel, de duizendsten en de exclusieve gebruiksrechten;
• de notulen van de algemene vergaderingen van de laatste 3 jaar: ze tonen welke werken recent zijn gebeurd en welke gepland zijn;
• een afschrift van de boekhouding en de bedragen van het werkkapitaal en het verplichte reservekapitaal.

Controleer ook of de mede-eigendom schulden of leningen heeft, of er gerechtelijke procedures lopen, of er oproepen tot kapitaalinbreng zijn, hoeveel achterstallen er zijn en hoeveel de kosten van de laatste twee jaar bedroegen. De syndicus moet de opgevraagde informatie en documenten binnen 15 dagen bezorgen; ze zijn voor de koper volstrekt gratis vóór de ondertekening van het compromis. Er is geen sanctie voor een syndicus die ze niet geeft: wees dan voorzichtig, want wie toch koopt, kan niet op zijn stappen terugkeren.

Wat u betaalt vanaf de akte

Vanaf het ogenblik dat u mede-eigenaar bent, betaalt u de onderhouds- en herstellingskosten die al zijn gepland door de algemene vergadering of de syndicus, de schulden van de vereniging (en die uit geschillen), uw bijdrage in het werkkapitaal en eventuele voorschotten voor werk- en reservekapitaal. De kosten voor het lopende jaar betaalt u vanaf de aankoop voor uw deel. Achterstallige lasten van de verkoper brengt de notaris bij de ondertekening van de akte in mindering van de verkoopprijs. Kreeg u van de verkoper een volmacht voor een algemene vergadering tussen het compromis en de akte, dan wordt u geacht mee te hebben beslist en betaalt u de uitgaven mee.

Asbest en energie in een appartementsgebouw

Voor de gemene delen van een gebouw van vóór 2001 moet de vereniging van mede-eigenaars uiterlijk op 31 december 2026 over een asbestattest beschikken, en een bestaand attest moet bij verkoop aan de kandidaat-koper worden meegedeeld (OVAM). Meer in onze gids over het asbestattest. Het energielabel van het appartement zelf blijft bovendien van belang: bij een verkoop geldt voor een appartement de renovatieverplichting van het Energiebesluit (label D voor akten vanaf 1 januari 2023, label C vanaf 1 januari 2028): zie onze gids over de renovatieverplichting.

Welke professional raadplegen

De notaris controleert de statuten en neemt de documenten van de syndicus op in de akte: de notaris. Een vastgoedmakelaar kan documenten van de syndicus opvragen en uitleg geven: de makelaar. Een jurist kan de basisakte nalezen. Koopt u een nieuw appartement op plan, lees dan onze gids over de wet Breyne.