Changer de syndic : concurrence, vote, remise des archives

Étape 1 : mettre en concurrence

Avant l’assemblée appelée à désigner un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat établis sur le contrat type, accompagnés de la fiche d’information sur le prix et les prestations (art. 21). Trois règles complètent ce principe (art. 21) :

• la formalité n’est pas prescrite à peine d’irrégularité de la désignation ;
• l’assemblée peut en dispenser le conseil syndical à la majorité des voix de tous les copropriétaires, la demande étant inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée précédente ;
• sans conseil syndical, la mise en concurrence n’est pas obligatoire.

Dans tous les cas, tout copropriétaire peut demander au syndic d’inscrire à l’ordre du jour l’examen de projets de contrat qu’il lui communique. Le conseil syndical peut rendre un avis écrit sur les projets ; il est alors joint à la convocation avec les contrats concernés (art. 21). Voir notre guide conseil syndical.

Étape 2 : inscrire la question et voter

L’ordre du jour. Si la copropriété ne veut pas renouveler le syndic, elle adresse au syndic, par lettre recommandée avec accusé de réception, une demande d’inscription accompagnée d’un projet de résolution par candidat et des projets de contrat. Le syndic ne peut ni refuser l’inscription ni en apprécier l’opportunité (F1548).

Le calendrier. L’assemblée se tient dans les trois mois précédant le terme du contrat et son ordre du jour porte sur la désignation du nouveau syndic et la fixation des dates de fin et de début des contrats (art. 18, VII). Service-public.gouv.fr recommande de la convoquer et de la tenir pendant que le syndic est encore en fonctions : une convocation faite après l’expiration du mandat est irrégulière (F1548). Si le syndic ne convoque pas, tout copropriétaire peut demander au président du tribunal judiciaire, avec un avocat, la désignation d’un administrateur provisoire chargé de convoquer l’assemblée (F1548).

Le vote. Les projets de contrat sont annexés à la convocation. L’assemblée vote successivement sur chaque candidature à la majorité de l’article 25. Si aucun candidat ne l’atteint mais que l’un recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote peut avoir lieu dans la même assemblée à la majorité de l’article 24 (F1548). Les règles de vote sont détaillées dans notre guide assemblée générale.

Les dates. L’assemblée fixe la fin du contrat en cours et la prise d’effet du nouveau, au plus tôt un jour franc après la réunion (art. 18, VII). Le syndic sortant n’a droit à aucune indemnité (F1548). Lorsque c’est le syndic qui ne souhaite pas poursuivre, il en informe le conseil syndical au plus tard trois mois avant l’assemblée (art. 18, VII).

Changer de syndic avant la fin du mandat

À l’initiative du conseil syndical. Le contrat peut être résilié en cas d’inexécution suffisamment grave. Le conseil notifie au syndic une demande motivée d’inscription de la résiliation à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Lorsque le président du conseil le demande, le syndic doit convoquer l’assemblée dans les deux mois suivant la première présentation de la lettre recommandée ; à défaut, le président la convoque lui-même. La résiliation prend effet au plus tôt un jour franc après l’assemblée (art. 18, VIII).

Service-public.gouv.fr cite comme manquements graves l’absence de travaux urgents ou votés, de paiement des fournisseurs, d’assurances obligatoires ou de compte bancaire séparé. Une simple perte de confiance ne suffit pas : une rupture abusive expose le syndicat à verser des dommages et intérêts correspondant aux honoraires restant à courir jusqu’au terme (F31671).

À l’initiative du syndic. Il notifie sa décision motivée au président du conseil syndical, ou à défaut à chaque copropriétaire, puis convoque l’assemblée dans un délai qui ne peut être inférieur à deux mois (art. 18, VIII).

La remise des documents et de la trésorerie

Les fonds de la copropriété sont déposés sur un compte séparé ouvert au nom du syndicat (art. 18, II) : ils restent au syndicat lors du changement. Ce que l’ancien syndic doit remettre au nouveau est fixé par l’article 18-2.

Sources : loi de 1965, art. 18-2 ; F31672.

La remise d’archives est accompagnée d’un bordereau récapitulatif, dont copie est donnée au conseil syndical (décret, art. 33-1). Si les archives sont confiées à un prestataire spécialisé, l’ancien syndic l’informe du changement dans le délai d’un mois (art. 18-2). Les documents sont portables : c’est à l’ancien syndic de les envoyer, et non au nouveau d’aller les chercher (F31672).

En cas de retard. Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical met l’ancien syndic en demeure. Si cette mise en demeure reste sans effet, elle permet de saisir le président du tribunal judiciaire du lieu de l’immeuble (décret, art. 34), qui peut ordonner sous astreinte la remise des pièces et le versement des intérêts dus depuis la mise en demeure, sans préjudice d’une provision sur dommages et intérêts (art. 18-2).

Quel professionnel consulter

Si une vente est en cours pendant le changement de syndic, prévenez le notaire : c’est le syndic en fonctions qui lui transmet l’état daté et le certificat attestant que le vendeur n’a pas de dette envers la copropriété (F2604). L’agent immobilier qui prépare la vente d’un lot réunit les procès-verbaux des dernières assemblées, où figure la désignation du syndic. Le contenu du contrat et les honoraires sont présentés dans notre guide sur le syndic de copropriété.